Syncro Faturação Eletrónica E Assinatura Digital
Business simplicity.
A Infosyncro e a Saphety, estabeleceram uma parceria que pretende acelerar a emissão de faturas eletrónicas para os seus clientes. As empresas que utilizam o ERP da PHC vão passar a poder entregar esta documentação de forma automatizada e certificada, através das soluções Infosyncro: APP Syncro Saphety Signature e APP Syncro Saphety Invoice, que submetem via API à Saphety.
A partir de 1 de janeiro, todas as faturas em XML e PDF enviadas por via eletrónica têm de passar a ser assinadas com um novo tipo de certificados para serem consideradas legais.
De acordo com o Decreto-Lei n.º 28/2019 todas as faturas em XML e PDF, enviadas por via eletrónica, passaram a ter de ser assinadas com um novo tipo de certificado para serem consideradas legais. Esta obrigatoriedade abrange todas as empresas que procedam ao envio das suas faturas em PDF por e-mail em vez de usarem papel.
Foi publicado o Decreto-Lei n.º 104/2021 alargado o prazo para a receber e processar faturas eletrónicas para as micro, pequenas e médias empresas e para as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes.
Assim, até 31 de dezembro de 2022, estas empresas podem optar por emitir faturas em formato PDF, e enviar por e-mail, sendo as mesmas consideradas válidas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal.
Para efeitos legais, uma fatura eletrónica é um documento emitido por um programa de faturação certificado pela Autoridade Tributária (AT), em formato eletrónico, em que é utilizada uma assinatura digital e enviado diretamente para o cliente. Poderá ser em formato PDF ou XML.
O formato XML (ou outros formatos estruturados no âmbito de EDI) é um formato que tem como objetivo a emissão e receção automatizadas num circuito de faturação eletrónica. Um dos exemplos, é a norma CIUS-PT, que define a estrutura para a faturação à Administração Pública
A assinatura digital qualificada é um dos requisitos da faturação eletrónica, é uma funcionalidade que garante a autenticidade da assinatura, assegurando que foi realizada com a intenção de assinar o documento eletrónico.
O procedimento é simples, através de um certificado digital qualificado, que tem de ser emitido por uma entidade credenciada para o efeito, é fornecida uma assinatura digital. Esta assinatura, devidamente autenticada, garante a legalidade da mesma e a integridade dos dados fornecidos na fatura ou outro documento emitido.
Para além da assinatura digital, também é possível obter um selo eletrónico. Os dois mecanismos servem como assinatura, a diferença reside em que a assinatura digital contém informação de uma pessoa (por exemplo, o gerente da empresa), o selo eletrónico contém informação que identifica a empresa.
Todas as empresas que emitam faturas eletrónicas ou outros documentos fiscalmente relevantes, estão obrigadas a utilizar a assinatura digital qualificada, nomeadamente:
- Empresas que enviam as faturas em PDF por e-mail, em alternativa ao envio em papel;
- Empresas privadas e públicas que faturem a entidades da Administração Pública utilizando o modelo de dados CIUS-PT UBL 1.2;
- Empresas que emitam faturas eletrónicas no sistema EDI – Intercâmbio Eletrónico de Dados (em formatos estruturados como XML ou outros modelos de EDI).
Faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, seja em formato PDF ou XML, enviados por e-mail ou qualquer outra via eletrónica.
BENEFÍCIOS NO ENVIO DE FATURAS POR VIA ELETRÓNICA
Redução de Custos
com papel, toner, envio pelo correio.
Incremento da produtividade na área administrativa
deixando de efetuar tarefas rotineiras e demoradas relacionadas ao processamento e envio das faturas.
Maior transparência na relação com os clientes
fica garantida a boa receção da fatura. Mais rapidez no processo de faturação, aumentando a hipótese de receber os pagamentos mais cedo.
Maior fiabilidade na informação
estando o processo automatizado temos a possibilidade de reduzir erros e eliminar a possibilidade de extravio das faturas.
Espaço físico
Deixa de haver necessidade do tradicional arquivo em papel. O arquivo digital é válido pelo período legal exigido de 10 anos.
Responsabilidade ambiental
não imprimindo em papel, diminui a percentagem de abate de árvores bem como a redução das emissões de CO2.
A OBRIGATORIEDADE DA FATURA ELETRÓNICA NOS CONTRATOS PÚBLICOS
No âmbito das medidas excecionais aprovadas no contexto da pandemia COVID-19, o Decreto-Lei n.º 14-A/2020 veio alterar os prazos para implementação da faturação eletrónica na contratação pública. Foi publicado o Despacho n.º 133/2021-XXII onde foi novamente prorrogado o prazo de aceitação de faturas em PDF.
De acordo com os novos prazos, os fornecedores e as entidades da Administração Pública são obrigados a implementar a fatura eletrónica nos contratos públicos até:
- 30 de setembro de 2021, para as grandes empresas;
- 30 de junho de 2022, para as pequenas, médias empresas e microempresas.
Até às datas-limite indicadas, os fornecedores da Administração Pública podem continuar a utilizar os mecanismos de faturação certificada em vigor.
Na obrigatoriedade da faturação eletrónica, surgem igualmente vantagens que beneficiarão o Estado, e as empresas, nomeadamente:
- Redução de custos com papel, material de impressão e despesas de envio;
- Redução no tempo de envio das faturas;
- Diminuição dos erros e maior na informação;
- Maior facilidade na consulta das faturas por parte das entidades do Estado;
- Maior agilidade na organização e catalogação dos documentos;
- Maior segurança e confidencialidade;
- Otimização da área administrativa.
AS SOLUÇÕES INFOSYNCRO:
A Infosyncro e a Saphety, estabeleceram uma parceria que pretende acelerar a emissão de faturas eletrónicas para os seus clientes. As empresas que utilizam o ERP da PHC vão passar a poder entregar esta documentação de forma automatizada e certificada, através das soluções Infosyncro, APP Syncro Saphety Signature e APP Syncro Saphety Invoice que submetem via API à Saphety.
COMO FUNCIONA A PARCERIA INFOSYNCRO E SAPHETY:
